SECRETARIA

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PERFIL DE LA SECRETARIA | Karina Salazar/ 3º “B”

 

la secretaria

MISIÓN, PERFIL Y FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

 

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

 

 

 

2.3 Funciones De Una Secretaria

Ö        Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
 Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de   servicio al cliente.
  Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

Ö        Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento            

Ö        Correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar  bien el trabajo asignado.
Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o  departamentos dentro de la empresa.
 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
Mejora y aprendizaje continuo.

 

2.4 Imagen De Éxito

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los siguientes elementos:

 

2.5 Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

     

- Ropas de brillo.
      - Sandalias demasiados altos.
      - Faldas cortas y muy ajustadas.
      - Ropas transparentes.
      - Escotes.
      - Zapatos dorados o plateados.
      - Maquillaje recargado.
      - Accesorios grandes y muy llamativos.

2.6 El éxito del buen vestir dependerá de los siguientes factores:

    - Código de vestimenta corporativa.
    - Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas     .       .      pantalón, blusa y falda.
    - Telas lavables, suaves y sin arrugas.
    - Combinación de zapatos y carteras.
    - Colores básicos.
    - Coordinación de accesorios.

La combinación y coordinación de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.

 

FUNCIONES

 

La Secretaría tiene funciones muy variadas. Como ejemplo se pueden mencionar solo algunas a continuación:

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1        ¿Cómo está integrada la Secretaría?

Está formada por funcionarios internacionales que trabajan en oficinas de todo el mundo y su máximo responsable es el Secretario General, el cual es nombrado por la Asamblea General a recomendación del Consejo de Seguridad por un período renovable de cinco años. Actualmente, el Sr. Koffi Annan, de Ghana, es quien ocupa el cargo de Secretario General.

El personal sólo rinde cuentas de sus actividades a las Naciones Unidas y juran no solicitar ni recibir instrucciones de ningún gobierno ni autoridad ajena a la Organización. Asimismo, los Estados Miembros se comprometen a respetar el carácter exclusivamente internacional del desempeño de las funciones del Secretario General y del personal y a no tratar de influir en ellos.

3.1.1 Ubicación

Aunque su sede está en Nueva York, las Naciones Unidas mantienen una presencia importante en Ginebra, donde se encuentra una Oficina que es un centro diplomático de conferencias y un foro sobre derechos humanos. En Viena se encuentra otra Oficina de la Organización que es sede de sus actividades en las esferas de fiscalización internacional de estupefacientes, prevención del delito y justicia penal, utilización del espacio ultraterrestre con fines pacíficos y derecho mercantil internacional. Por último existe otra Oficina, localizada en Nairobi, que es sede de las actividades de la Organización en las esferas del medio ambiente y los asentamientos humanos.

3.1.2 Secretario General

Es el más alto funcionario administrativo de las Naciones Unidas y representa ante la comunidad internacional la imagen de la ONU. El cargo de Secretario General tiene la posibilidad de aportar un gran potencial creativo ya que es jefe ejecutivo de la Secretaría y, por tanto, responsable de su administración. Además es vocero de la comunidad internacional y personificación de la voluntad de esta. Se manifiesta a favor de la paz, pero teniendo a la vez en cuenta los intereses de las principales potencias y los grupos regionales de Estados Miembros. También utiliza sus "buenos oficios" en interés de la diplomacia preventiva y adecua su labor de acuerdo a las necesidades de la Organización en ese momento.

La Carta autoriza al Secretario General a llamar la atención del Consejo de Seguridad respecto de cualquier asunto que pueda poner en peligro la paz y la seguridad internacionales. La Carta también le asigna "las demás funciones" que le encomienden el Consejo de Seguridad, la Asamblea General y otros órganos principales de las Naciones Unidas. El poder del Secretario General es limitado, sin embargo, estas amplias directrices le permiten un extraordinario campo de acción.

El Secretario General también realiza consultas diarias con dirigentes mundiales y otras personas, asiste a las reuniones de los diversos órganos de las Naciones Unidas y viaja por todo el mundo. Ello es es parte de sus esfuerzos por informarse de todas las cuestiones de interés internacional que tiene ante sí la Organización, así como de recabar opiniones de todos los Estados miembros y transmitir las preocupaciones de los representantes de la sociedad civil.

Cada año el Secretario General publica una memoria sobre la labor de la Organización (versión PDF) en la que evalúa las actividades de ésta y esboza las prioridades futuras.

La Secretaría se encarga de la labor cotidiana de las Naciones Unidas y presta servicios a los demás órganos principales de las Naciones Unidas, además de administrar los programas y las políticas que éstos elaboran.

USO DE CONECTORES PARA MEJORAR LA COHERENCIA
Conjunciones	Al Inicio	Al medio
Adición		Y, también, además, por otra parte, ni , así
Disyunción		o.
Comparación	Asimismo	Del mismo modo, tanto como, así como
Temporalidad	Mientras, en tanto, hasta ahora, en este momento	Al mismo tiempo, en tanto después, entonces
Contraste	Aunque, en cualquier caso, en cambio	Aunque, pero, sin embargo, en cambio, al contrario, por otra parte
Implicación	Si, si no, a menos que	Si, si no, a menos que, porque, por eso, por consiguiente, por tanto

 

CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE LA SECRETARIA DE ÉXITO

Básicamente la secretaria debe realizar sus estudios a nivel medio y obtener una especialización que le permita el conocimiento correcto de determinadas técnicas, sin las cuales no podría realizar con eficacia sus labores. Si bien, el título de estudios es importante para que la secretaria sea una empleada competente, precisa de una formación específica y continua, para desarrollarse profesionalmente.

Mecanografía: Materia básica para la secretaria porque la mayor parte de su trabajo consiste en la escritura de documentos que se generan en la oficina, dibíendolo hacer con rapidez, sin errores ni faltas ortográficas, con buena apariencia, para desarrollarse profesionalmente.

Computación: A pesar de que la secretaria eficiente debe manejar con destreza la máquina de escribir, el avance tecnológico exige que ella posea conocimientos de computación.

Taquigrafía:  Entre los conocimientos básicos  de la secretaria sigue siendo importante el dominio de la taquigrafía, técnica que permite tomar un dictado mediante signos establecidos y con la misma velocidad con la que la persona habla.

Gramática: Los conocimientos gramaticales  son indispensables para que la secretaria aprenda a redactar, pues se espera que ella prepare la correspondencia y exprese las ideas con la claridad y precisión que se requiere para una comunicación eficaz.

Ortografía: Esta parte de la gramática que enseña a escribir correctamente una lengua.

Caligrafía: A pesar de que la formación de la letra es innata en cada persona, existen formas para mejorarla escritura. La buena caligrafía es un requisito necesario para la secretaria, ya que el trabajo de la oficina siempre requerirá realizar anotaciones, registros, etc.

 Manejo de equipos de oficina: Para que la secretaria pueda desempeñarse con eficacia,  siempre requerirá del conocimiento general sobre los equipos de oficina, que le ahorrarán un tiempo precioso en el desempeño de sus funciones.

Archivo: Es de suma importancia para la secretaria conocer la organización de archivos, pues le ayudará a aplicar con eficacia el método  que requiere la empresas para ordenar sus documentos de la oficina, de tal forma que puedan ser localizados rápidamente cuando sea necesario.

Relaciones públicas: Como la secretaria sirve de nexo entre la empresa y los clientes, ella se convierte en un factor decisivo dentro de la gestión institucional. Los negocios requieren de una comunicación constante y para las relaciones internas y externas funcionen adecuadamente la secretaria debe aplicar la cortesía, la paciencia y el tacto necesario.

REGLAS DE ARCHIVO ALFABÉTICO CON

NOMBRES DE CASAS COMERCIALES

a.        Nombres de casas comerciales: Los nombres de las casas comerciales o de  cualquier organización se clasifican y se archivan exactamente como se escriben cuando no contienen el nombre completo de un individuo.

 

 

 

 

	ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
Nombres	1º Unidad	2º Unidad	3º Unidad
Banco Agrícola Ganadero	Banco	Agrícola	Ganadero
Escuela Fiscal Sucre	Escuela	Fiscal	Sucre
Editorial Planeta del Ecuador	Editorial	Planeta	del Ecuador
Cerámica Andina	Cerámica	Andina
Metropolitang Touring	Metropolitang	Touring
Oso Llantera Nacional	Oso	Llantera	Nacional

b.      Nombres de casa comerciales que contiene el Nombre del Individuo: Cuando el nombre de una organización o casa comercial incluye el nombre completo del individuo, al realizar la clasificación se invierte el orden de las unidades al igual que se hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre se coloca en el orden en que aparece.

	ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
Nombres	1º Unidad	2º Unidad	3º Unidad
Sánchez Orbe Auditores	Sánchez	Orbe	Auditores
Almacenes Gonzalo Sánchez	Sánchez	Gonzalo	Almacenes
Barragán y Barragán Abogados	Barragán	Barragán	Abogados
Rojas Hermanos Ingenieros	Rojas	Hermanos	Ingenieros
Valero y Ochoa Textiles	Valero	Ochoa	Textiles
Zabala y Endara Abogados	Zabala	Endara	Abogados

 

c.       Los artículos: cuando los artículos el, las los, la, “The” en inglés y la contracción del se encuentren al principio del nombre, se colocan al final se éste entre paréntesis. Cuando van en medio de un nombre, se colocan entre paréntesis  pero no cambian de lugar.

	ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
Nombres	1º Unidad	2º Unidad	3º Unidad
La Casa de las Menestras	Casa (de las )	Menestras (La)
La Casa de la Esponja	Casa (de la )	Esponja (La)
The House of Charm	House (of)	Charm (The)
La Paz de Bolivia	La Paz	(de) Bolivia
Club Guayllabamba	Club	Guayllabamba
Hostería Manabí	Hostería	Manabí

 

 

 CARTA  COMERCIAL EN LA OFICINA MODERNA

Para enfrentar los retos que impone el mundo de hoy, donde una comunicación a tiempo puede ser  la clave para concretar un negocio o sacar adelante un proyecto, se hace necesario contar con formatos ágiles que lleven a los usuarios a manejar grandes volúmenes de información en cualquier momento.

Gracias a estas nuevas necesidades, la tendencia es usar archivos electrónicos, para satisfacer una consulta rápida y eficiente.

La carta comercial como elemento básico de comunicación entre las personas y las organizaciones, se emplea en la oficina tradicional como en la moderna , en archivos electrónicos o en papel, y cumple dos objetivos fundamentales:

ü  Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.

ü  Crear, mantener y recobrar “buena voluntad”.

En los párrafos siguientes se presentarán técnicas que sugieren para la realización de los diferentes tipos de cartas:

1.      De compraventa tienen un objetivo comercial definido y específico: consulta, cotización, pedido, remesa.

2.      De gestión comercial: mantienen la relación comprador- vendedor: las cartas de crédito, de cobranza, de reclamación, de ajuste, y solicitudes diversa.

3.      Social: es un mensaje diseñado para comunicarse socialmente dentro y fuera  de la organización: invitación, agradecimiento, felicitación, presentación, pésame y los demás mensajes que pueden catalogarse como sociales.

CÓMO ORGANIZAR CORRESPONDENCIA

Actualmente las oficinas tienen una sistemática afluencia de correspondencia dada la diversidad de negocios y la necesidad de comunicarse. La cantidad de correspondencia enviada y recibida depende de muchos factores que giran alrededor de la empresa, tales como la línea de productos que fabrica, los servicios que ofrece el lugar donde desarrolla su actividad, la publicidad que ha dado a su negocio, etc. Sin embargo en las empresas la correspondencia sea manejada de una forma tal, que puede ser localizada y consultada de acuerdo a las necesidades de información que exigen los negocios.

Para que los documentos puedan ser localizados cuando se necesiten, es indispensable que quien maneja en un mismo lugar aquellos documentos que tengan relación entre sí. Por ejemplo, la copia de la comunicación enviada a la empresa Morales Moya debe ser archivada en la misma carpeta que la carta remitida por dicha empresa y que dio origen a la respuesta. Probablemente en lo posterior habrá otros documentos que serán guardados en el mismo sitio.

Como guardar los documentos

En el mercado existen muchas clases de muebles para archivar la correspondencia; no obstante, el que se usa con más frecuencia es el archivador tipo gaveta, en el cual las carpetas se colocan una detrás de otra, de tal forma que los bordes que contienen la pestaña queden hacia arriba. Si usted va utilizar para el archivo de su oficina este tipo de gabinete, deberá seguir los siguientes pasos:

Rotular las gavetas: Con el fin de identificar el contenido de las gavetas, cada una de ellas debe ser rotulada utilizada la porta-índice existente en la parte delantera de cada gaveta del mueble de archivo. El nombre del rotulo hace referencia al nombre del documento que allí se guardan.

Preparar las carpetas: La correspondencia se guarda en las carpetas que se colocarán en las carpetas de archivo. Están hechas de cartulina que se doblan de tal forma que el borde que contiene la pestaña se extiende por encima de la parte delantera. La base de la carpeta contiene varios canales que permite la expansión para poder guardar mayor cantidad de documentos. En la pestaña que contiene la carpeta se colocan los rótulos con los títulos, conocidos también como marbetes o membretes.

Elaborar las guías para el archivo: las guías son hojas de cartón o cartulina fuerte que se utilizan para separar las secciones de un archivo. Las guías indican las divisiones principales y secundarias del método que se está empleando para archivar los documentos y sirven para: 1) Dividir la gaveta en secciones             claramente rotuladas que faciliten la búsqueda de los documentos que se requieren 2)  Sostener los documentos en la gaveta y evitar que se arqueen o se doblen 3) Proveer mayor visibilidad de los documentos que se buscan para facilitar la localización de los documentos se sugiere lo siguiente:

ü  Adquiera la forma de carpeta de acuerdo a uso que le vaya a dar

ü  Empiece a mecanografiar los membretes en el mismo lugar de tal manera que cuando guarde las carpetas en el archivador los títulos se vean uniformes.

ü  Coloque el membrete siempre en el mismo lugar en cada pestaña para mejorar la apariencia

ü  Escriba los rótulos de la misma forma para lograr una presentación  uniforme.

 

Confeccionar tarjetas de Referencia Cruzada: Para facilitar la clasificación y búsqueda de varios documentos que se refieren a varios asuntos se establece el uso de la referencia cruzada que se emplea para dejar constancia en una carpeta de que en otra se guarda una comunicación relacionada con ese asunto pero que debido a su doble contenido a sido archivada en otra. El formulario una vez llenado se archivará en el folder del tema que le corresponde las tarjetas de referencia cruzada pueden ser de diferente color a las carpetas que utiliza parar guardar los documentos.

HOJA DE CONTROL CRUZADO Para carpeta de:  ____________________________________________________       Resumen: _________________________________________________________ Consúltese en: En la carpeta de: ___________________________________________________

Clase                            Documento                          Nº                                      Fecha

 

 

 

 

 

 

 

 

              

El formato de referencia cruzada costa de dos partes:

1.      Para el registro y resumen.-  Contiene los siguientes datos:

a)      Reglón que dice “Para carpeta de”.- aquí se escribe el titulo de la carpeta en la que se va a colocar la hoja de control cruzado, por ejemplo:

Para carpeta de: SUMINISTROS 

                            EQUPIPOS

b)      Casillero que identifica el documento: En este cuadro se registra la naturaleza fecha y número del documento recibido.

c)      Reglón que dice “Resumen”.-  en esta parte  se escribe una síntesis relacionada con el tema que se identifica en la carpeta.

2.      Para guiar la consulta.- Consta de los siguientes datos:

a)      Las palabras “Consúltese en”.- Tiene relación con la guía que dio lugar a esta.

b)      Reglón donde señala “En la carpeta de “.- En este espacio se escribe el nombre del nombre del expediente en el que se archivo el documento original.

c)     

Si tiene dudas sobre la carpeta donde tiene que archivar un documento, elabore las referencias cruzadas que sean necesarias, no olvide que esto le ayudará a localizar más fácilmente la documentación que le solicite.

La abreviatura “Nº”.- Aquí se escribe el número que tiene el documento original.

 

 

 

MÉTODOS PARA ORDENAR LA CORRESPONDENCIA

Se denomina método de archivo a la secuencia lógica que se sigue para ordenar los documentos y que con las características se lo puede ordenar de acuerdo al siguiente cuadro:

1.       Alfabético

[Alfabético geográfico, Alfabético por asuntos]

2.       Cronológico

-          Múltiplos del año

-          Submúltiplo del año

3.       Numérico

-          Correlativo completo

-          Correlativo Incompleto

-          Dígito terminal